この記事を読むとこんなことがわかります
- 無料ツールを活用したマニュアル等の資料の一元管理の方法
- 無料ツールを活用した自社のポータルサイトの作成方法
こんな方に読んでほしい
- 卸売・小売業の現場で、紙のマニュアルや資料を毎回探すのが面倒な方
- 卸売・小売業の経営者で、紙ベースでの資料の保管場所に限界がきて困っている方
- 無料ツールを活用した効率化事例を身に付けたい方
よくある課題
- 保存場所の問題 店舗や営業所などが複数あり、それぞれでマニュアルが必要となるため、紙ベースの資料では保存場所の問題が生じることがあります。また、保管場所が適切でない場合、資料の劣化や紛失、盗難などのリスクが生じる可能性があります。
- マニュアルの内容のバラつき スタッフによってマニュアルの理解度や運用方法が異なるため、マニュアルの内容にバラつきが生じ、業務の品質や安全性に影響を与えることがあります。
- 更新・改訂の遅れや漏れ 業務内容や商品のラインナップなどが頻繁に変更されるため、マニュアルの更新・改訂が追いつかない、または漏れが発生することがあります。
- 共有の難しさ 紙ベースの資料は一度に一人しか閲覧できないため、共有が難しい場合があります。特に、複数のスタッフが同時に必要な情報を参照する必要がある場合、情報共有が困難になります。
解決方法
活用するサービス
・Notion
1. 現在使用しているマニュアルや資料の洗い出し、業務別や使用頻度別に整理するを実施 これを機に不要な資料は削除しましょう。整理することで必要な資料へのアクセス速度が向上します
2. Notionで自社ポータルサイトを構築し、マニュアルや資料を入れていく
3. 全スタッフへURLを共有 ゲストとして招待し、閲覧権限を持たせる（無料プランはゲスト10人まで）
（応用）その他の資料の保管、数値の見える化情報の表示など、機能が追加できる
社内ポータルサイトに定例ミーティングや提出資料の格納スペースであったり、数値の見える化されたグラフの埋め込みも可能（下記参考）
デジタル化イメージ
各スタッフのスマホから同時に資料を参照でき、業務の効率が向上
情報の一元管理がによって、物理的な保管スペースが不要
更新・改訂の遅れや漏れが無くなり、業務の品質や安全性が保たれる
その他、卸売・小売業での効率化事例
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