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お客様の声動画
小さな森の学童様は民間の学童保育で、1日に20人ほどの小学生たちがあつまります。 現在は三国ヶ丘校と金岡校の２校を運営しており、さらに拡大するにあたって弊社にご相談いただきました。
今回デジタルヒーローは、顧客情報をデータ化し予約管理を簡易化することでミスを無くし、ダブルチェックの時間を削減することで子どもたちとの時間を多くれるような業務効率化をお手伝いさせていただきました。
内容 | 参考 | |
|---|---|---|
・エクセルで管理していたためヒューマンエラーが発生しやすかった ・ダブルチェックが必須になり作業時間が増加していた ・子どもたちと関わる時間が少なくなっていた ・事業拡大するのに当時の状態では不安だった。 | 勤怠管理と報酬計算の事務の簡略化・見直 | |
・顧客のデータベースの構築と、スマホアプリの開発 ・請求書作成の自動化 ・空き状況カレンダーの自動化 | 勤怠データベースの作成、 スタッフ入力用アプリの構築、 報酬計算用スプレッドシートの構築 | |
・利用者を簡単にスマホで管理できるようになった ・ヒューマンエラーによるミスがなくなった ・毎朝30分の作業時間の減少 ・朝礼その他、本当にしたい業務のための時間が増えた ・請求書を一括で作成できるようになった | 毎月の経営者の2日間の時間 毎月8万円分の事務スタッフの作業 | |
1ヶ月目：データベース構造の検討、スプレッドシートへの集計 2ヶ月目：顧客、予約管理アプリの構築 3ヶ月目：顧客、予約管理アプリの試験運用 4ヶ月目以降：毎月1回のミーティングで運用状況の確認と軽微な修正 | 1ヶ月目：詳細のヒアリング、データベースの作成 2ヶ月目：勤怠入力アプリ・報酬計算用シートの構築 3ヶ月目：各種導入のサポート、アプリやシートの改良 |
インタビュー回答
（スタッフによる要約です。詳細は上部のYouTubeでご覧ください。）
小さな森の学童 戸倉さん：代表 岡田さん：スタッフ
デジタルヒーローにお願いいただいたきっかけはなんでしょうか？
（戸倉さん）
もともとInstagramで見かけて知っていましたが、自分には関係ないと思っていました。 今年から2校運営するようになり事務作業が増え、このままやっていけるか不安になったときに思い出して、『相談してもいいのかな』と思いつつ、メッセージを送ってみました。
Point 事前にHPの「お客様の声」などを確認し、デジタルヒーローがどんな価値を生み出しているかを理解してくださっていれば、プロジェクトがよりスムーズに進みます。
今回のbefore/afterは？
（戸倉さん）
毎月の事務作業が5分の1以下になりました。 具体的には、12時間かかっていたものが2時間ほどでできるようになったんです。 例えば、毎日の利用者名簿の作成や、毎月のお客様への請求業務が大幅に効率化されました。
加えて、毎朝の予約スケジュールの確認に1日10～15分かかっていましたが、今回の自動化により、一瞬で確認業務を終えることができています。
以前は手作業で予約を管理していたため、ヒューマンエラーが発生することもありましたが、今ではその心配がなくなりダブルチェックも不要になりました。
さらに、個別の来室時間や帰室時間、アレルギー情報などの管理も漏れなくできるようになりました。
- 1日の利用者一覧の作成が簡単になったこと
- 予約カレンダーが自動化され、予定の確認が簡単にできるようになったこと
- その情報から請求書を一括で作成できるようになったこと
この３つが特に大きな成果になりました。
（岡田さん）
毎日の作業が早くなりました。下校時間など毎日慎重に確認をしていたのがパソコンなので情報を信用して確認作業ができるので手間が省けました。
実際どのような成果がありましたか？
（戸倉さん）
ミスがなくなり確認作業のストレスも解消されました。事務作業に追われて減っていた子どもたちとの時間を取り戻し、本当にやりたいことができるようになりました。
サービス開始前に不安なところがあったと思いますが、どんなものがありましたか？
（戸倉さん）
約2年半続けてきた方法を変えるのは不安でしたね。 以前の方法が結局やりやすかったらどうしようということと、私が産休に入るまでにデジタル化が間に合うかも心配していました。
ですがそういった『今はこんな感じなんですよね』くらいの曖昧な相談内容を、ヒーローさんが課題を汲み取って具体的な提案をしてくださり『それならいけるかも』と思えました。
（岡田さん）
変わることに対しての不安はありましたが、すごく丁寧にサポートしてくださり教えてもらえたので、そんなに不安はなかったです。
Point
デジタル化した先の未来を、経営者が自ら従業員さんへ生活がこう変わるよと言い切って進めていくことが大事だったりします。その覚悟があることで、（従業員さんは）これで楽になる、変わるんだというのが感じられるので、そのような意味でも今回はスムーズに進みました。
サービスの中でとりわけ良かった部分はどんなところですか？
（戸倉さん）
学童の予約管理や一括請求のサービスは世の中にたくさんあって、大人数の施設向けに作られているものが多く、不要な機能や高額な料金がネックでした。 1年くらい探していましたが、小規模な学童保育向けのサービスは少なかったので、うちの事業規模にぴったりのものを作ってもらえたと感じています。
（岡田さん）
ふわっとこうなったらいいな、こっちもどう伝えたらいいやろ、みたいなことを伝えた時にその課題を汲み取ってくれて、丁寧に対応してくださったのがよかったです。
生まれた時間をどのように活用していますか？
（戸倉さん）
子どもたちのために遊びを準備したりする、本当にやりたいことに使える時間が大幅に増えました。
以前は振替やお休みの調整で親御さんと何度もLINEでやり取りしていましたが、今はリアルタイムで空き状況表示しているカレンダーを確認してフォームで送っていただくだけになりました。
その結果、空いた時間で朝礼ができるようになりました。
利用者やスケジュール確認などの毎朝30分の業務が、今では3分程度で済むので、空いた時間で昨日の状況やトラブルを話し合ったり、新しいアイデアが生まれるようになりました。
（岡田さん）
覚えなければならない業務がたくさんある中で、これまでは事務作業に多くの時間を取られていました。 出勤前に30分かけてパソコンと書類を確認していたのが、今では3分程度で済むようになり、その分の時間を他の業務に充てられるようになりました。
デジタル化への印象はどんなものに変わりましたか？
（戸倉さん）
若いスタッフが多いのでデジタル化には抵抗がありませんでしたが、アプリのおかげでパソコンに慣れていないスタッフでも『これならいけそう』と思えました。 今では予約も3ステップほどで完了するので、誰でも簡単に使えると感じました。
どんな人におすすめですか？
（戸倉さん）
既存のサービスが合わないような、うちのような人にはぴったりだと思います。 最初は既存サービスを使うか、事務専用のパートさんを雇うかしか選択肢がありませんでした。 そんな中、まさにジャストフィットするものを作ってもらえました。
（岡田さん）
ひとつひとつ拘ってアプリを作る人にはおすすめです。
デジタルヒーローに要望はありますか？
（戸倉さん）
申し訳ないくらいすでにたくさん要望を出しているので、特にないですね（笑）。 その都度『こんなんいけますか？』って気軽に相談できるので助かっています。
最後に
（戸倉さん）
大阪・堺に限らず校舎を増やしていきたいと思っていて、遠くなるとなおさらいろんな状況がつかめなくなるので、それを一括で見える状態にしてもらえたっていう安心感はそこに向かう上でありがたかったです。
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