【Notionで安心】案件進捗の見える化

デジタル化のテーマ

工務店複雑な案件管理注文住宅リフォーム店舗改装

お客様の声動画

株式会社 IDEA style Home 代表の北浦さんにインタビューをさせていただきました。

株式会社 IDEA style Homeは、とりわけ大阪/寝屋川地域において、注文住宅/リフォーム/店舗改装を得意とする企業です。

代表の北浦さんはクレバーで真っ当な方。人生の大きな買い物をするのに隙のないフォローでお客様のサポートをしてくださいます。

	内容
課題	・業務の整理・タスクの振り分けのできる環境を目指す・未来の入社メンバーでも触りやすい直感的な管理ページ
行ったこと	・複雑な案件管理ページの構築・顧客管理、協業先管理ページ・全ての案件の進捗を確認できる一覧ビュー・前者の運用ポータル・社内掲示板・ノウハウ/マニュアル共有上記全てをNotion(月額880円)で運用
スケジュール	1ヶ月目：詳細のヒアリング、データベースの作成、入力アプリの構築 2ヶ月目：案件管理、顧客管理、協業先管理ページの構築と導入
成果	・全ての案件の進捗を一覧できるページ・タスクを適切に振り分けられる機能の設定・顧客や協業先との連携が取りやすい(ワンタップで電話、メール)環境へ

インタビュー内容

（スタッフによる要約です。詳細は上部のYouTubeでご覧ください。）

デジタルヒーローが関わる前と後ではどのような変化がありましたか？

　元々はiPhoneのメモ帳をみんなで共有して確認作業していましたが、使っているのが自分だけかもしれないという状況でした。それでも自分が把握できていれば指示を出せますが、注文住宅事業は情報量、打ち合わせ数も多く(事業拡大に伴って)社内周知や情報共有が課題でした。今後忙しくなっていくにあたって、ミスが発覚してからでは遅いので、これまでの苦い思い出を無駄にしないよう、仕組みに投資してみんなでミスを防いでいこうと導入しました。

　成果の実感は徐々に感じてくるものだと思いますが、まず社内での意識付けは上がってるのかなと思います。こういう新しい管理方法は当然便利なイメージがないと導入しても浸透しないので、今は社員に徐々に使い方を教えています。その効果を私だけじゃなくスタッフでも体感できたときには結構変わっていると思います。

💡

Point 何かが起きる前に事前にご相談いただけたのがよかったですね！問題が起きてからしんどい状態で始めるより、未来に向けてワクワクしながら進められる方が成功確率も上がります！

目指したゴールの可視化

デジタルヒーローにお願いいただいたきっかけはなんでしょうか？

　2年ほど前に経営者のランチ会でお会いして、メモ帳をもっとうまく使って管理したいという相談をしました。やりたいことをピックアップしていたので、予算の段取りをし、いいころあいが来たのでランチ会の１年後に連絡しました。

　プログラムを組む会社もありますが、その中でもデジタルヒーローさんが実際にやっている管理方法を見て、抜群に活用してあるなと思いました。実際に使い方を見せてもらい、話も早かったです。これから先入社する人達のことも考えて、初めて使う人でも感覚的に使えるところがよかったです。

サービス開始前に不安なところがあったと思いますが、どんなものがありましたか？

　ないですね。お願いしたから成功するわけではなく、リクエストして、作成していただくの繰り返しでできあがっていくようなものなので、最終的に成功か失敗で終わったとしても僕らの責任も半分あると思ってます。

不安というか、プロジェクトを一緒にやっていくことを選んで一緒に成功させようという感じでした。

実際どのようなサービスでしたか？

　メモ帳でしていたことをより拡張できましたし、拡張して更にできることが想像できました。 Notionは、最初想像がつくけど使い方はわからないという状況でしたが、実際にNotionを触りながら使い方を教えてもらい、実際に自分たちが使ってみて、合っているかどうか確認してもらいながら進めました。

サービスの中でとりわけ良かった部分はどんなところですか？

　何かを変えるときはスピード感が大切ですが、スピード感がとにかくよかったです。また、予め導入の段取りをしていただいたこともあり、社内に向けてスムーズに導入できました。

結果的にどのような効果が出ましたか？

　全体を把握できることが最初のゴールでした。導入してからは、期日があるもの、スタッフに引き継いだ業務の進捗状況など、業務量のより見える化ができました。スタッフも使いこなしてくれています。

どんな人におすすめですか？

　面倒くさいことがある人ですかね。面倒くさいことってずっと引きずるし、嫌いな仕事はツールなどで代替していかないと成長スピードも上がらない。今の時代、面倒くさいなって思うことを解決するツールは無限にありますが、それを探すのがまず面倒くさいので、そうならずに効率化を進めたいならデジタルヒーローなど詳しい人、専門家にまず聞いて進めるのがいいんじゃないでしょうか。まだ自分が気付いていない面倒くさいことはあると思うし、社内の効率化は非常に大事かなと思います。