永田商店様は、牛肉の卸業を展開されています。主に堺市内の店舗に向け、牛肉の仕入れ、加工、販売をされています。
今回デジタルヒーローは、紙とエクセルで管理されていた、受注からの集計・仕入・配送、請求書作成に至るまでの一連の業務を自動化するお手伝いをさせていただきました。
本取組によってどのように変わったのか、実際どう感じていたのかなどを、共ににデジタル化に向き合い取り組んできた代表の西川さんと主任の東條さんにお伺いしました。
| 内容 | |
|---|---|
・受注から集計・仕入・配送、請求書作成に至るまでアナログ管理 ・それにより管理や集計に多くの時間を費やしていた。 ・新規への営業など、新しい業務に手が回らない状況だった。 | |
・顧客が使用する注文専用アプリの構築 ・受注、集計、発注の管理アプリの構築 ・納品書、請求書の自動作成シートの構築 ・経費の入力アプリの構築 ・出退勤入力アプリの構築 ・各種行動ログからの営業活動数値集計 ・毎月の売上管理表の自動集計シートの作成 ・上記データからの経営ダッシュボードの構築 | |
・受注、集計、発注、請求書作成にかかる時間が週に6時間削減 ・残業が無くなり、かつの課の業務に集中できる時間が増えた ・集計や管理での転記ミスが無くなった ・苦手な業務が自動化されることで社員の精神的負担が軽減 | |
1ヶ月目：業務フローの可視化、効率化プロジェクトの設計 2ヶ月目：受発注業務の深掘り調査、経費と出退勤のアプリ構築 3ヶ月目：経費と出退勤のアプリの導入、受発注アプリの構築 4ヶ月目：各種アプリ調整、アプリ導入、納品書自動作成シートの構築 5ヶ月目：導入支援、各種アプリ修正、売上管理表の構築 6ヶ月目：各種アプリ微修正、ダッシュボード構築 7ヶ月目以降：毎月1回のミーティングで運用状況の確認と軽微な修正 |
インタビュー内容
（スタッフによる要約です。詳細は上部のYouTubeでご覧ください。）
西川さん：代表
東條さん：業務全体の主任
デジタルヒーローにお願いいただいたきっかけはなんでしょうか？
（西川さん）
初めは堺市の起業家登壇イベントで工藤さん（弊社代表）と名刺交換しただけで、その場で相談等はありませんでした。その後、現場の業務が増えてきたタイミングで堺市のIT支援窓口に相談したのがきっかけでデジタルヒーローに繋いでいただきました。
業務がひっ迫してきたタイミングで、人間ではなくデジタルの力で楽にしていけないかなという思いで相談しました。
自分でもAccess（Excelの拡張機能で、自作システムを作れるサービス）を使ってどうにかできないかとチャレンジしてみたのですが、思ったよりも難しく、プロの意見も聞いてみることにしました。結果的に堺市中小企業デジタル化促進補助金を活用して導入することが出来ました。
実際にどのような成果がありましたか？
（西川さん）
これまでも納品書などはなるべくExelで自動計算させるようにしていたものの、その数字を別のシートに再度入力する必要があったりと転記の作業が2重3重になっていました。それが初めにアプリで入力すれば最後まで全部自動で計算してくれるようになりました。
副次的な効果で言うと、社員の精神的な負担が相当軽減できたと思っています。会社としての透明性のため毎月の数字を出すことを私は求めるのですが、それを実施する社員側は大変だったんです。社員にとって悩みになるような業務が無くなったことは大きな成果ですね。その結果、次の取り組みに向けて前向きに挑もうとしてくれているのはありがたいです。
（東條さん）
手書きの作業が多く、パソコンの打ち間違いが無いように確認をしながらの作業でしたので、1回の注文あたり3～4時間かかるときもあり、残業となることもありました。それが今では、最初に数字を入れればポンっと最後の数字が出てくれるようになりました。しかもパソコンの計算なので間違いがありません。現在は1回の注文あたりの作業が1時間以内に収まったので、他の作業ができる時間がうんと増えました。
サービス開始前に不安なことはありましたか？
（西川さん）
不安は別になかったですね。話せば話すほどにデジタルヒーローが分かってるんだなと思ったので、「デジタルヒーローに賭けよう！」という思いがありました。ここに任せてダメなら大きな金額を大手企業に払ってお願いしないといけないなと思っていましたし、そういう意味では先行投資的に考えていたと思います。補助金含めると失敗してもいいかなと思えるくらいの金額だったというのもあります。
（東條さん）
取組が進んだ先に、手作業でやっていた部分が無くなり時間が空くことに対して不安はありました。空いた時間で何をしたらいいのだろうかと思っていたので、、、初めは怖かったです！笑。
今ではその時間で何をしていくのかが決まっていったので、全く不安はないですね。
実際どのようなサービスだと感じましたか？
（西川さん）
型の無いフルカスタマイズのサービスなんだなとビックリしました。無料ツールとかノーコードとかと言われても想像つく範囲は狭かったので、色々なものを組み合わせて自社専用のものを作ってくれたのはすごいなと思いました。
また、こちらが求めているものを理解する力があるなと感じました。的確にとらえて反映していただき、頼もしかったです。
（東條さん）
同じく形のないサービスだなと思いました。食べ物を扱うので日々取り扱う内容が少しずつ異なるような我々の業務でも、僕らの説明をたくさん聞いてくれて、いろいろ試行錯誤していただきいいものができました。めちゃくちゃいいサービスです！素晴らしいです！
サービスの中で、特にここがよかったなという部分はありますか？
（東條さん）
自動計算なので出てくる数字が間違えていることがないというのはすごく助かりました。リアルタイムで売上数字が出るので、売上管理表を見るのがモチベーションアップになりました。
生まれた時間をどのように活用できましたか？
（東條さん）
これまでは業務に追われていっぱいいっぱいだったので、定期的なミーティングが設定できていませんでした。今では西川さんやパートさんとミーティングする時間が生まれました。
また、新規店舗の営業電話や別の仕事のお手伝いなどもできるようになったので、今は仕事しているのがすごく楽しいです。ありがとうございます。
デジタル化へのイメージは変わりましたか？
（西川さん）
一番変わったのはデジタルがスタイリッシュな一面だけじゃなく、泥臭いんだなと感じたところです。一個一個洗い出して、細かいところまで時間をかけて、一つ一つ積み上げていかないとデジタル化ってできないんだなと思いました。ボタン一つで何かができるような話じゃないのだなと感じました。ただ、出来上がって享受できるものは本当に恩恵がたくさんあるのだなというイメージになりました。
デジタルヒーローのサービスはどんな人におすすめだと思いますか？
（西川さん）
デジタル化を全く何もやっていない人におすすめしたいなと思います。全部紙伝票でパソコンなんか無いよという人がすれば驚くと思うんです。堺では多くの企業がアナログでやってると思います。そういう人が何かのきっかけでデジタル化に触れることが出来れば、震えるくらい驚く成果が出るんじゃないかなと思います。
（東條さん）
僕もパソコンとか苦手で紙に慣れていたこともあったので、初めは「紙の方がいいんちゃう？」という気持ちだったが、今はすごく楽になり「これ一瞬で終わる！」とデジタル化のすごさに気付くことができました。紙に慣れていてデジタル化に抵抗があるような人にこそやってみてほしいなと思います。
デジタルヒーローに要望はありますか？
（西川さん）
早よ人を入れえや！！笑。 助けてほしいところはたくさんあるはずだけれども、デジタルヒーローがその人たちを助けられる船になっていないから、早く大きい船を作ってほしいです。そして堺市をデジタル化の荒波から救っていただきたいなと思います。
（東條さん）
特段要望はないですね！笑。
