株式会社スマートスマイル様は、「家事代行サービス」と「ベビーシッターサービス」を中心にご活躍されている事業者様です。ご家庭の家事負担を減らし、一日24時間の限られた時間が26時間になったかのような、ゆとりある毎日をお客様にお届けしたいとの想いをもって、堺市の多くのご家族を救っていただいております。
今回デジタルヒーローは、各スタッフ様の勤怠及び業務報告、お客様への請求書作成等の事務管理をデジタル化支援させていただきました。
結果として、1ヶ月の半分を必要としていた作業を5日ほどまで短縮し、スマートスマイル様がもっとご活躍できるような、業務効率化を実現しました。
株式会社スマートスマイル様は現在の事業だけに留まらず、今後も様々な角度から家事・育児をされる方を応援するべく、事業展開を考えておられるとのことで、今回のデジタル化をどのように感じていただけたのか、同社代表の長尾様と事務員の中野様にインタビューの時間を頂戴しました。
| 内容 | |
|---|---|
・スタッフ（シッター）さんの勤怠管理、業務報告が紙ベース ・お客様への請求書作成、従業員への報酬支払に係る月末の膨大な事務作業 | |
・勤怠、業務報告入力アプリの構築 ・勤怠アプリのデータを用いた報酬計算の自動化 ・顧客情報入力アプリの構築 ・顧客管理のデータを用いた請求書作成の自動化 | |
・簡単に入力できるスマホアプリでスタッフにも馴染みやすかった ・月末処理に追われていた事務員の方に余裕が生まれた ・事務処理軽減で生まれた余裕により、新たな事業を前向きに進めることが可能となった | |
1ヶ月目：業務フローの可視化、効率化プロジェクトの設計 2ヶ月目：案件管理システムの構築、スタッフ用アプリの構築 3ヶ月目：案件管理システムとスタッフアプリの試験運用 4ヶ月目：全社導入 5ヶ月目：給与計算書、請求書の自動作成シートの構築 6ヶ月目：上記自動作成シートの運用と修正 7ヶ月目以降：毎月1回のミーティングで運用状況の確認と軽微な修正 |
インタビュー内容
（スタッフによる要約です。詳細は上部のYouTubeでご覧ください。）
長尾さん：地域を支えるスマートスマイルの代表
中野さん：事務全般を支える縁の下の力持ち！
デジタルヒーローにお願いいただいたきっかけはなんでしょうか？
（長尾さん）
私がやっている朝会に工藤さん（弊社代表）が来られた際に、普段行っている事務の仕事がほとんど効率化できるかもしれないということを教えていただきました。それまでは、請求書作成や給料支払いの時期になると中野さんが休めないというのが当たり前でした。誰かがいなくなったら回らないというのは事業としても今後成り立たなくなっていくと感じていて、現状を変えることができるのであれば、早速取り入れてみたいと思い、お願いしました。
朝会の場で詳細を聞いたわけではないのですが、デジタルヒーローのInstagramでなんとなくデジタル化について印象に残っていて、それもお願いするきっかけになったと思います。
実際にどのような成果がありましたか？
（中野さん）
デジタルヒーローにお願いするまでは、“超アナログ”で、紙ベースで毎月100枚ぐらいある情報を、一行一行手入力していました。それ以外の方法を知らなかったので、事業を始めてからずっとその手法でやっていて、自分なりに工夫はしていましたが、最善の方法だと思っていました。
毎月の請求書を仕上げるだけでも１週間はかかっていて、各スタッフさんの業務もGoogleカレンダーで予定を立てて、実績と照らし合わせる作業を行っていて、それらを併せると毎月２週間程度を要していました。
だいたい月の半分はそういう事務作業を行っていたので、各月の15日まで自分の用事を入れられませんでした。
それが、手入力がなくなったことで、３日、４日分は縮まりました。
システムを完全に使いこなすにはまだ時間がかかりそうで、今で70％くらいだと感じています。これから何回か繰り返して月日を経るうちに100％にしていけたらと思っていますが、作ってもらったシステムの中身は“すごい”の一言です。
（長尾さん）
今までは、スタッフが紙に時間と日付を書いてお客様にサインをいただき、月末で締めたものを翌月３日までに事務所までに郵送で届けてもらう、あるいは近くのスタッフさんなら直接持ってきてもらう、という形でした。でもやっぱり、３日までに届かないこともあるので、中野さんが確認のやり取りをしていました。そういうアナログなやり取りがなくなり、スタッフさんも慣れていくことで、省けることが多くなったなと感じています。事務的な部分はもちろんのことですが、現場のスタッフさんにとっても良かったなと思っています。
※補足
従前は、スタッフさんがそれぞれのお客様のお宅に訪問し、現場で日報を記入した紙を集め、それを手入力で集計するというやり方でしたが、今回のデジタル化によって紙を集めるという物理的な作業も無くなりました！
（中野さん）
土台から一つずつシステムを作っていってもらったのですが、やっぱり知らないことがたくさん出てきて、週１回のペースで（デジタルヒーローが）来てくれるのがすごく楽しみでした。自分の知らないことが毎週毎週出てくるので、あの時間が楽しくて仕方がなかったです。
ちょっとしたパソコンの技、例えば「Ctrl＋F」で検索ができるとか、そういうのも全く知らなかったので一つずつ教えてもらうことが楽しかったです。
全部手入力だった頃と比べると、今は自動集計されたデータから、お客様の名前を選ぶだけでポンと請求書が出来上がってくるので、“なんて素晴らしいんだ！“と感動しています。もともと15日くらいあった作業量も今では５日でできると思っています。
（長尾さん）
スタッフみんなの労力と時間が省略できるということで、ゆとりができました。また違う仕事や、新しいものを生み出せるんじゃないかなと思っています。実際、家事代行サービス以外に、今後は子ども食堂や堺市の子育て事業を受託しているNPO法人の活動も力を入れていけると思っています。
シングルマザーのサポートやお年寄りと子どもたちをつなげる事業など、そういったこともやっていけたらと思っています。
サービス開始前に不安なことはありましたか？
（長尾さん） 不安…、特になかったです。色々と変わるところをお客様やスタッフに理解してもらえるかなということくらいでした。あとはプロに任せたなと思っていたので不安は特になかったです。
（中野さん） 任せるにあたっての不安はなかったです。ただ、自分にとっての不安はありました。今までアナログだったのについていけるのかなという不安、デジタル化に自分の理解が追いつくだろうかという不安はすごくありました。
サービスの中で、特にここがよかったなという部分はありますか？
（長尾さん） アナログからデジタルに移行するにあたって、事務員である中野さんが一番不安に感じていたと思います。それを逐一相談に対応してくださって、そういうところが一番良かったです。常に質問をしているような状態の時もあったと思います。忙しい時期もあったかと思いますが、誠実にやってくださったので、安心感がありました。
（中野さん） 私は、現地に来てくださったことがすごく良かったです。Zoomが苦手なので、オンラインだと分からない部分があったかもしれないですが、対面で教えてくださったことがすごく良かった、というより楽しかったです。また、逐一メールで聞くこともあれば、後でもいいかなという部分は質問コーナーに書き留めておいて一週間後に教えてもらえたのでとても良かったです。
（補足） スマートスマイル様とデジタルヒーローは同じ堺市にあるため、とても近い距離でお仕事をさせていただくことができました！
デジタルヒーローのサービスはどんな人におすすめだと思いますか？
（長尾さん） アナログから一歩踏み出して前進したいなという方におすすめだと思います。 アナログな人はデジタルについて知らないので受け入れにくいという部分があると思いますが、仕事を大きくしたり、スタッフさんやお客様に喜んでいただくために、デジタル化の一歩を踏み出したいという事業主様には特におすすめだと思います。
（中野さん） 事務作業をしているパソコンを知らない人にぜおすすめしたいです。教えてもらった検索のショートカットなんかもめちゃくちゃ使っていますし、そういうショートカットレベルの話で感動するような、パソコンを知らない人にもぜひおすすめしたいです。
デジタルヒーローに要望はありますか？
（中野さん） 今のところは無いのですが、いろんなことを駆使すればまだ短縮できるようなことがあるんじゃないか、みたいな気持ちがあって、今回作ってもらったシステムもまだ改善できるんじゃないかなと期待しています。中身というよりは動作の部分について、特にそう思います。私たちも頑張りたいし、ぜひ今後もお願いします。
終わりに
（長尾さん） 私たちは家事を代行するために、お客様のお宅に訪問して、実際に作業することが仕事なので、そういう意味では、アナログ担当だと思っています。なので、デジタルヒーローはデジタル担当、私たちはアナログ担当、みたいな感じで一緒に歩んでいけたらいいなと思っています。
代表：長尾 永子
電話：0800-808-3030
住所：〒591-8032 大阪府堺市北区百舌鳥梅町１丁２−１７