株式会社スマートスマイル様は、堺市を中心に家事代行サービスを展開されています。
今回デジタルヒーローは、スタッフの勤怠及び業務報告のアプリ化、給与計算、請求書作成の自動化をテーマにデジタル化支援させていただきました。
結果として、1ヶ月の半分を必要としていた作業を5日ほどまで短縮し、スマートスマイル様がもっと活躍できるような業務効率化を実現しました。
内容 | |
|---|---|
・スタッフ（シッター）さんの勤怠管理、業務報告が紙ベース ・お客様への請求書作成、従業員への報酬支払に係る月末の膨大な事務作業 | |
・勤怠、業務報告入力アプリの構築 ・勤怠アプリのデータを用いた報酬計算の自動化 ・顧客情報入力アプリの構築 ・顧客管理のデータを用いた請求書作成の自動化 | |
・簡単に入力できるスマホアプリでスタッフにも馴染みやすかった ・月末処理に追われていた事務員の方に余裕が生まれた ・事務処理軽減で生まれた余裕により、新たな事業を前向きに進めることが可能となった | |
1ヶ月目：業務フローの可視化、効率化プロジェクトの設計 2ヶ月目：案件管理システムの構築、スタッフ用アプリの構築 3ヶ月目：案件管理システムとスタッフアプリの試験運用 4ヶ月目：全社導入 5ヶ月目：給与計算書、請求書の自動作成シートの構築 6ヶ月目：上記自動作成シートの運用と修正 7ヶ月目以降：毎月1回のミーティングで運用状況の確認と軽微な修正 |
インタビュー内容
（スタッフによる要約です。詳細は上部のYouTubeでご覧ください。）
長尾さん：地域を支えるスマートスマイルの代表
中野さん：事務全般を支える縁の下の力持ち！
デジタルヒーローにお願いいただいたきっかけはなんでしょうか？
（長尾さん）
私が開催している朝会に工藤さん（弊社代表）が来られた際に、事務の仕事がほとんど効率化できるかもしれないということを教えていただきました。
それまでは請求書作成や給料支払いの時期になると事務 (中野さん) が休めないというのが当たり前で、誰かがいなくなったら回らないという状況でした。
今後事業が成り立たなくなる状況にならないよう、早速取り入れてみたいと思い今回お願いすることにしました。
またデジタルヒーローのInstagramを見ていてデジタル化についてなんとなく印象があり、それもお願いするきっかけになったと思います。
実際にどのような成果がありましたか？
（中野さん）
デジタルヒーローにお願いするまでは、“超アナログ”
毎月100枚ぐらいある報告書を、Excelに一行一行手入力していました。それ以外の方法を知らなかったので、自分なりに工夫はしていましたが、最善の方法だと思っていました。
給与計算の元になる実績の確認は、Googleカレンダーと報告書と照らし合わせて作業を行っていました。
「誰がいつどこへ行った、交通費はどうだった」みたいな情報ですね。
加えて、顧客への請求書作成も大変でした。
事務作業全体で毎月２週間程度を要していました。
月の半分は重要な事務作業を行っていたので、毎月15日までは自分の用事を入れられませんでした。
それが今回、手入力がなくなったことで、5日分まで縮まりました。
用事も以前より入れやすくなり、余裕も生まれました。
システムを完全に使いこなすにはまだ時間がかかりそうで、今で70％くらいだと感じています。
これから月日を経るうちに100％にしていけたらと思っていますが、作ってもらったシステムの中身は“すごい”の一言です。
（長尾さん）
今までは、スタッフが紙に時間と日付を書いてお客様にサインをいただき、月末で締めたものを翌月３日までに事務所までに郵送で届けてもらう、あるいは近くのスタッフさんなら直接持ってきてもらう、という形でした。
でもやっぱり、３日までに届かないこともあるので、中野さんが確認のやり取りをしていました。
そういうアナログなやり取りがなくなり、スタッフさんも慣れていくことで、省けることが多くなったなと感じています。
事務的な部分はもちろんのことですが、現場のスタッフさんにとっても良かったなと思っています。
（中野さん）
土台から一つずつシステムを作っていってもらったのですが、やっぱり知らないことがたくさん出てきて、週１回のミーティングがすごく楽しみでした。
自分の知らないことが毎週毎週出てくるので、楽しくて仕方がなかったです。ちょっとしたパソコンの技、例えば「Ctrl＋F」で検索ができるとか、そういうのも全く知らなかったので一つずつ教えてもらうことが楽しかったです。
デジタル化それ自体を楽しめると、成果も大きくなると弊社は考えております。
今は自動集計されたデータから、お客様の名前を選ぶだけでポンと請求書が出来上がってくるので、“なんて素晴らしいんだ！“と感動しています。もともと15日くらいあった毎月の事務作業も今では５日でできると思っています。
（長尾さん）
スタッフみんなの労力と時間が省略できるということで、ゆとりができました。
家事代行サービス以外に行っている、子ども食堂や、堺市の子育て事業を受託しているNPO法人の活動へさらに力を入れていけると思っています。
さらに今後は、シングルマザーのサポートやお年寄りと子どもたちをつなげる事業なども行っていきたいです。
生まれた時間でさらに従業員や地域のためになる活動をされていて、本当に支援できてよかったです。
サービス開始前に不安なことはありましたか？
（長尾さん） 不安…、特になかったです。色々と変わるところをお客様やスタッフに理解してもらえるかなということくらいでした。
あとはプロに任せたなと思っていたので不安は特になかったです。
（中野さん） 任せるにあたっての不安はなかったです。
ただ、自分にとっての不安はありました。
ついていけるのかなという不安、デジタル化に自分の理解が追いつくだろうかという不安はすごくありました。
サービスの中で、特にここがよかったなという部分はありますか？
（長尾さん） アナログからデジタルに移行するにあたって、事務員である中野さんが一番不安に感じていたと思います。
デジタルヒーローは中野さんの相談に逐一対応してくださっていて、そういうところが一番良かったです。
毎日質問をしているような状態の時もあったと思います。
忙しい時期も誠実に支えてくださったので、安心感がありました。
（中野さん） 私は、現地に来てくださったことがすごく良かったです。
Zoomが苦手なので、オンラインだと分からない部分があったかもしれないですが、対面で教えてくださったことがすごく良かった、というより楽しかったです。
また、逐一メールで聞くこともあれば、後でもいいかなという部分は質問コーナーに書き留めておいて一週間後に教えてもらえたのでとても良かったです。
スマートスマイル様とデジタルヒーローは同じ堺市にあるため、とても近い距離でお仕事をさせていただくことができました！
デジタルヒーローのサービスはどんな人におすすめだと思いますか？
（長尾さん） アナログから一歩踏み出して前進したいなという方におすすめだと思います。 アナログな人はデジタルについて知らないので受け入れにくいという部分があると思いますが、仕事を大きくしたり、スタッフさんやお客様に喜んでいただくために、デジタル化の一歩を踏み出したいという事業主様には特におすすめだと思います。
（中野さん） 事務作業をしているパソコンを知らない人にぜおすすめしたいです。
教えてもらった検索のショートカットなんかもめちゃくちゃ使っていますし、そういうショートカットレベルの話で感動するような、パソコンを知らない人にもぜひおすすめしたいです。
デジタルヒーローに要望はありますか？
（中野さん） 今のところは無いのですが、まだまだ短縮できるようなことがあるんじゃないか、みたいな気持ちがあります。
今回作ってもらったシステムもまだ改善できるんじゃないかなと期待しています。中身というよりは動作の部分について、特にそう思います。私たちも頑張りたいし、ぜひ今後もお願いします！
終わりに
（長尾さん） 私たちは家事を代行するためにお客様のお宅に訪問して実際に作業することが仕事です。そういう意味では効率化のアナログ担当だと思っています。
なので、デジタルヒーローはデジタル担当、私たちはアナログ担当、みたいな感じで一緒に歩んでいけたらいいなと思っています！
代表：長尾 永子
電話：0800-808-3030
住所：〒591-8032 大阪府堺市北区百舌鳥梅町１丁２−１７
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